La Coroutine/Répondre au téléphone
Répondre au téléphone Location de la salle de réunion[modifier | modifier le wikicode]
Toi aussi répond au téléphone à La Coroutine !:)
Qui peut répondre au téléphone[modifier | modifier le wikicode]
À La Coroutine, il n'y a pas toujours un membre "expérimenté" pour répondre au téléphone. On compte sur toi coworker arrivé depuis pas si longtemps pour répondre. Cet article permettra à n'importe quel coworker de répondre à un interlocuteur qui veut louer la salle de réunion.
Le minimum pour répondre[modifier | modifier le wikicode]
Aucun pré-requis n'est nécessaire pour répondre au téléphone à quelqu'un qui souhaite louer la salle de réunion. il faut simplement avoir lu cet page une fois.
Cependant, pour s'occuper de l'intégralité du processus pour louer la salle de réunion, il faut :
- Pouvoir répondre par email en tant que contact@lacoroutine.org
- Avoir accès à l'agenda de La Coroutine en écriture
- Avoir accès au Google Drive de La Coroutine
- Pourvoir éditer un devis / facture pour La Coroutine
Si vous ne pouvez pas faire tout ça, vous pouvez donc bien répondre, pas de problème :
Il suffira de poser les bonnes questions, prendre les bonnes infos et donner les bonnes réponses. Ensuite, il faudra envoyer un email à contact@lacoroutine.org pour qu'un membre "plus expérimenté" termine le processus de location.
Présentation de notre salle de réunion[modifier | modifier le wikicode]
Horaires[modifier | modifier le wikicode]
Uniquement en semaine pro (lundi à vendredi) de 9h à 18h30.
Prix ordinaire[modifier | modifier le wikicode]
| 1 h | 1/2 j | 1 j | |
| 2 à 10 personnes | 20€ | 70€ | 140€ |
| 10 à 15 (max) | 30€ | 105€ | 210€ |
Capacité[modifier | modifier le wikicode]
Jusqu'à 15 personnes maximum. 40m2.
Services[modifier | modifier le wikicode]
- Café / Thé inclus
- 2 Paperboards
- Un tableau véléda
- video-projecteur
- Internet fibre
Services non inclus[modifier | modifier le wikicode]
- Pas de service de petit déjeuner ou repas Cependant il et possible de se faire livrer ou de manger sur place dans le salle de réunion ou sur la terrasse en été. Pour les petits groupes (moins de 5) il est possible de partager la cuisine communes de coworkers.
Repas en livraison[modifier | modifier le wikicode]
La Coroutine n'offre pas de service de restauration, mais vous pouvez vous faire livrer un repas sur place.
Le paiement[modifier | modifier le wikicode]
Le paiement se fera par virement le jour de la réunion.
Facture / Devis[modifier | modifier le wikicode]
Vous recevrez un devis le jour après confirmation de la réunion puis une facture contenant les informations de paiements (iban de La Coroutine)
Contact de la Coroutine[modifier | modifier le wikicode]
16 allée de la filature, 09 72 40 33 20
Numéro d'urgence : François Rosenbaum 06 66 56 33 50
Les questions à poser[modifier | modifier le wikicode]
Bien noter par écrit toutes les réponses à ces questions :
Plusieurs jours ou location récurrente ?[modifier | modifier le wikicode]
Pour plus de 4 jours ou une location récurrente (plusieurs fois par semaine ou par mois) nous pouvons offrir un tarif préférentiel.
Pour quels jours ?[modifier | modifier le wikicode]
C'est bien la semaine pro ?[modifier | modifier le wikicode]
On s'assure que la location est bien pour la semaine Pro (du lundi au vendredi ) de 9h à 18h30.
C'est pour le soir ou le week-end ?[modifier | modifier le wikicode]
Le soir ou le week-end La Coroutine n'accueillent "théoriquement" que des évènements "non commerciaux" de groupes de types associatifs et seulement selon certains critères. Si c'est le cas de l'interlocuteur, il faut lui demander d'écrire un email à contact@lacoroutine.org qui décrit aussi précisément que possible qui ils sont et ce qu'ils aimeraient organiser à La Coroutine.
Plus d'infos sur la page (à écrire) sur les évènements à prix libre soir et week-end à La Coroutine.
Si l'interlocuteur veut organiser un évènement commercial le soir ou le week end ça peut tout de même être éventuellement possible. Dans ce cas exceptionnel nous n'avons pas de tarif établit. Il faudra insister sur le fait qu'un responsable devra obligatoirement venir avant visiter le lieu pour s'assurer qu'il convienne. On explique qu'il faudra ouvrir ou tout au moins fermer le lieu en autonomie et qu'on confiera des badges d'entrée. Il faut demander une description de l'évènement par email à contact@lacoroutine.org. Nous répondrons au plus vite à la demande par email en envoyant un devis.
Vérifier de la disponibilité[modifier | modifier le wikicode]
On vérifie si la date est disponible sur l'agenda de La Coroutine https://www.lacoroutine.org/agenda.
Si la date est disponible[modifier | modifier le wikicode]
On peut tout de suit confirmer la réunion à l'interlocuteur.
Si vous avez accès à l'agenda de La Coroutine[modifier | modifier le wikicode]
Ceux qui ont accès à l'agenda peuvent le remplir immédiatement. Il faut être logué à votre compte google personnel. Ensuite, vous pouvez aller à la page https://calendar.google.com/calendar/. Dans "mes agendas" (colonne de gauche sur ordinateur) vous devez voir La Coroutine de coché. Il est ensuite tout simple de remplir un évènement en cliquant dans l'agenda sur le jour qu'il faut. Dans le popup qui s'ouvre, il faut bien mettre les bonnes heures, jour, mettre en titre "réunion + nom société ou personne", en description on met email, téléphone de l'organisateur et une très simple description, on vérifie bien que c'est l'angenda coroutine qui est choisit et pas le votre personnel.
Comment avoir les droit en écriture sur l'agenda de la Coroutine[modifier | modifier le wikicode]
Quelqu'un qui a déjà les droits en écriture peut les donner à une autre personne. On ne les donnes qu'à des gens réguliers à La Coroutine. Techniquement, tout sera expliquer en détails sur la page "Avoir les droit en écriture sur l'agenda de la Coroutine"
Nombres de participants ?[modifier | modifier le wikicode]
Pas plus de 15 participants dans la salle de réunion. Attention, on ne loue pas l'espace salle de sport., même pour les gros groupes.
Quels entreprises / société ?[modifier | modifier le wikicode]
On note le nom de la société. Éventuellement Le site internet si c'est pertinent.
Organisateur ?[modifier | modifier le wikicode]
On prend les infos de contact de l'organisateur, c'est celui qui appelle généralement :
Nom, prénom, email, téléphone.
Donner les infos d'accès[modifier | modifier le wikicode]
Vous venez de confirmer la réunion. Bien expliquer comment arriver à La Coroutine. C'est à dire, au numéro 16 de l'allée de la Filature à Lille. Il faut sonner sur la panneau d'interphone sur le bouton avec le logo Coroutine. On déclenche l'ouverture de la porte automatiquement. Il faut monter tout haut en passant par le 2ème étage. Vous trouverez à l'intérieur les indications pour vous diriger dans le bâtiments.
Envoyer les infos à contact@lacoroutine.org[modifier | modifier le wikicode]
- Vous avez confirmé la réunion
- Vous ne savez pas terminer tous le processus de location vous-même. C'est à dire que vous ne savez pas éditer l'agenda ou envoyer un devis et une facture.
Dans ce cas, il faut envoyer un email à :
contact@lacoroutine.org
Objet : location de salle de réunion, à finaliser
Mettre dans l'email toutes les infos recueillies, c'est à dire, le(s) jour(s), heures, nombres de participants, nom de la société ou de la personne, infos de contact (email et téléphone)
Faire un devis / facture[modifier | modifier le wikicode]
Si vous avez confirmer la possibilité de la réunion par téléphone, l'étape d'après est de faire un devis.
Plutôt que renvoyer la tache à la personne à quelqu'un d'autre vous pouvez préparer le devis vous-même. C'est très facile.
Il faut :
- télécharger sur ton ordinateur le modèle de facture au format googlesheet (=excel).
- modifier le modèle avec les infos récupérée au cours de la conversation téléphonique.
- enregister
Le modèle de facture se trouve dans le googledrive de La Coroutine
Le drive se trouve à cet endroit là
Pour avoir le droit de voir ce qui se trouve dedans il faut que quelqu'un qui a déjà les droits te les donne.
