Guide d'usages des outils numériques de collaboration (Compagnie des Tiers-Lieux)

• Ouvrir le document
• 
• • Thème : Communication, Coopération
• • Mots clefs: Guide, Manuel, Outils
• • Défi auquel répond le document :Comment recruter, accueillir et intégrer des contributrices et contributeurs ?
• • Maturité: Avancé
• • Date de dernière mise à jour : 2022/12/23
• • Date de création : 2022/05/09
• • Auteurs: Benoit De Haas
• • Organisme: La Compagnie des Tiers-Lieux
• • Contact mail:benoit@compagnie.tiers-lieux.org

Ce document sert à guider et outiller les membres à travers les multiples outils de communication internes et externes et de collaboration de la Compagnie des Tiers-Lieux qui souhaitent s'impliquer ou développer des projets avec le soutien de l'équipe support.

Ce document est un chapitre de la documentation de La Compagnie des Tiers-Lieux

Intention

Ce document sert à guider et outiller les membres à travers les multiples outils de communication internes et externes et de collaboration de la Compagnie des Tiers-Lieux qui souhaitent s'impliquer ou développer des projets avec le soutien de l'équipe support.

Règles du jeu

Les membres sont responsables d’aller chercher les informations. Si un.e membre commets une erreur ou qu'iel est en difficulté parce qu'iel a manqué une information qui avait été déposée au bon endroit (journal / rocket), iel est responsable de la situation. Iel ne dit pas que c'est la faute des autres ça leur fait trop de la peine. Par contre ce n'est pas grave. On considère qu'il faut bien un an ou deux pour se faire au cadre. Si au bout de deux ans iel n'y arrive toujours pas... là ça commence à devenir un peu problématique... on en parle et on trouve une solution sur mesure pour lui ou elle.

Pas d’emails, ni messages après 19h ni le week end. (sauf Whatsapp)

Droit à a déconnexion veut dire droit de ne pas être sollicité. On essaye d’envoyer les mails entre 8h et 19h en semaine. On programme l’envoi si on travaille en dehors de ces heures. Pour les temps partiels ils calent les régles si nécessaire en interne et vis à vis de l’extérieur.

Ouvrez automatiquement rocketchat sur votre navigateur.

Bon ok vous êtes pas obligés mais vous avez compris l’idée. Mettez des notifications mails sur rocketchat (quand vous êtes mentionnés) si vous n’avez pas le réflexe d’y aller. Mettez les documents importants en favoris sur votre navigateur.

Si vous galérez, demandez de l’aide

Bon là techniquement c’est pas évident mais ça consiste en 1. Avoir un doute 2. Demander à la personne qui nous a accueili ou quelqu’un de sympa comment on fait 3. Obtenir une réponse On croise les doigts ça devrait bien se passer.

Régulation et Repression

Si vous avez la flemme de respecter tout ça et que vous n’en faites qu’à votre tête, le retour de bâton sera terrible. Vous devrez par exemple vous excuser publiquement lors d’une coordination et vous serez peut-être condamné à documenter un de vos projets sur Movilab.org.

Nous ne prévoyons pas de processus formel de régulation ou repression. Si quelqu'un dépasse les bornes, un membre du cercle RH ira à sa rencontre pour en discuter.

Votre responsabiité individuelle est de dire quand y a un problème, notre responsabilité collective est de le résoudre.

Où communique-t-on quoi, quand et comment ?

J’ai une question simple de travail, d’organisation au collectif qui attend une réponse simple, sous 48h.	→	Rocketchat Tagguer la ou les personnes concernées. À dupliquer sur le journal si question liée à un point d’actu / d’info.
Je me demande régulièrement si je dispose d’informations potentiellement intéressantes pour d’autres (discussions, partenaires, ressources, projets, événements, etc.) Lien vers le journal des soucieux ouvert aux personnes extérieures à Nextcloud = Lien vers Journal2022. Attention : ce document est public.	→	Première partie du Journal intitulée - “Informations ou questions simples prioritaires urgentes” À dupliquer sur le Rocketchat si j’estime que l’information peut servir au delà du cercle de contributeur.
>>> S’il s’agit d’un article.	→	Rocketchat
Je souhaite discuter d’un sujet et avoir les idées et avis du collectif	→	Prochain ordre du jour du Journal - Partie “SUJET”
Suite à un rapide échange sur le rocket ou en coordination je souhaite mobiliser des contributeurs pour approfondir et travailler un sujet	→	(Je m’assure qu’il y a du budget / ou j’indique qu’il s’agit d’un projet non rétribué) J’invite via framadate des membres à trouver un créneau de travail dédié. (jeudi après la coordo, entre 10h et 12h à favoriser).
Un sujet important qui impacte au delà de mon périmètre de travail est abordé en coordo. Quelqu'un estime qu'il serait nécessaire de formaliser et rendre publique la discussion. Il est utile que cette décision reste bien identifiable et que l'on comprenne ce qui a amené à cette décision.	→	Framavox
Je souhaite raconter ma vie, faire une blague, partager une photo sympa d’un lieu, d’une rencontre. Je suis bloqué à la porte du Bazaar. Je souhaite boire des coups.	→	Whatsapp
Je dispose d’un sujet intéressant que j’ai défriché qui soulève quelques questions qui peuvent concerner les acteurs des tiers-lieux.	→	Forum Tiers-Lieux
Je bosse des sujets, récolte et produis des ressources. Je réponds à certaines questions récurrente et soulève de nouvelles problématiques partagées.	→	Movilab.org
J’ai besoin de créer des documents, des notes, des schémas, des tableaux	→	Nextcloud
J’ai un sujet stratégique sur lequel des actualités récentes peuvent intéresser les membres du réseau	→	Je prépare un article pour la prochaine Newsletter sur le document dédié NextCloud.
Je souhaite recevoir les emails qui sont envoyés à la Compagnie des Tiers-Lieux.	→	Demander sur rocketchat d’être ajouté à la liste de redirection de [helllo@compagnie.tiers-lieux.org]
Je souhaite recevoir et partager des informations avec un éventail très large d’acteurs des tiers-lieux qui se sont inscrit pour suivre nos actualités.		Demander à l’équipe communication.

Les règles détaillées d’usage des outils.

RocketChat

N’hésitez pas à solliciter de l’aide pour la prise en main.

L’application de bureau est très énergivore, il est conseillé de passer par le navigateur. Pour ouvrir automatiquement rocketchat et le journal au démarrage de son navigateur Firefox : En haut à droite > Paramètres > Accuei > Page d’accueil et nouvelles fenêtres > Adresses web personnailsées > https://chat.tiers-lieux.org | https://collab.tiers-lieux.org/apps/onlyoffice/11199?filePath=%2FDossier%20collab%20de%20la%20Compagnie%20des%20Tiers-lieux%2F00%20-%20Journal%20des%20soucieux.docx | [autres sites.]

Un message non confidentiel qui peut intéresser au-delà des membres du collectif.	→	#OPEN_compagniedestierslieux
Un message non confidentiel, interne à la Compagnie	→	# ctl_organisation
Un message qui s’adresse uniquement aux contributeurs-trices les plus impliquées..	→	# Soucieux (canal privé)
Une message sur les sujets statutaires et administratifs liés au salariat	→	#ctl_sal
Les articles et la veille	→	# ctl_veille_et_ressources
Une question ou information à un chantier.	→	# ctl_comm # ctl_cercle_des_accompagnateurs # ctl_hotline # ctl_orga_rh # ctl_suivides_lieux_et_porteurs

Pour recevoir ou désactiver des notifications emails quand on vous mentionne : [Ciquez sur votre avatar en haut à gauche] > My Account > Preferences > Notifications > Offline Email Notifications > EveryMentin / DM

Si vous invitez souvent des membres, demandez au référent rocketchat à devenir Moderateur ; on invite dans le canal #general prioritairement Canaux pubics : en haut à droite > Members > Invite Link > Edit > 7 jours de délais > 15 personnes max > Generate > Copier Coller envoyé à ces contacts. Canaux privés : en haut à droite > Members > add+

NextCloud

Pour partager un document en modification à des personne qui n’ont pas de compte sur le nextcloud Compagnie des Tiers-Lieux. Je suis sur mon document > Onglet en haut à gauche Fichier > Ouvrir l’emplacement du fichier. Je cllique sur le picto partage.

Créer un nouveau lien de partage.

Cliquez sur les ...

Cochez Autoriser les modifications

Copiez le lien via la bouton copier dans le presse papier.

Pas besoin de recréer un lien si quelqu’un en a déjà créé un.

Journal

La première partie partage d’information est stratégique. Même si vous n’êtes pas impliqué sur des projets de l'équipe support vous avez sûrement des trucs interessant à partager ; merci d'indiquer ce qu’il se passe dans les lieux et les territoires sur lesquels vous évoluez.

Lien vers le journal

Le journal est public.

Les règles d’usage du Journal sont précisées sur le journal.

Framavox

Un framavox consiste à faciliter la traçabilité des décisions. Pour ce faire, une personne lorsqu'elle se manifeste pour gérer le framavox sur un sujet s'engage à décrire de manière assez détaillée le contexte, les arguments en présence. Elle doit aussi s'assurer que les membres participent (diffusion du lien sur les outils de collaboration). Elle fixe un délai de participation (par exemple 5 jours pour des sujets très urgents et 3 mois pour des sujets peu urgents). N'importe quel membre peut lancer des propositions à voter en consentement ou des sondages au cours de la discussion. On laisse en général la personne qui a rédigé la proposition organiser les votes et sondages.

Nous essayons dans la mesure du possible de poursuivre les échanges sur un même sujet sur une seule et même discussion. Même lorsque celui évolue fortement dans le temps. Pour cela il suffit d'écrire un nouveau commentaire ou de lancer un vote tout en bas des échanges précédents.

J’ai un soucis d’outils. Bugs, dysfonctionnement.

1. Je demande de l’aide sur le canal #ctl_organisation en précisant bien le problème.
2. Si pas de solutions > Je me demande qui gère l'outil problématique et je lui envoie un message en précisant bien le problème (éventuelles captures d’écrans etc.) contact@indie.host pour le NextCloud.

Conclusion

Bonne chance !

Benoît : Je mesure le niveau d'activité d'un membre support au volume d'informations partagée sur le chat et le journal. Un membre qui échange peu sur le tchat et partage peu d'infos sur le journal est-il un membre qui travaille peu, un membre qui travaille trop seul ou un membre qui ne partage pas assez les informations ?